Система управления дебиторской задолженностью. Зачем она нужна компании и как сможет повысить ее финансовую устойчивость.

Вопросы, рассмотренные в данной статье:

— Что такое система управления дебиторской задолженностью и зачем она нужна
— Какие существуют этапы управления ДЗ и в чем их суть
— Что такое регламент работы с ДЗ, зачем он нужен и что должен содержать
— Для чего нужно формировать имидж требовательного кредитора и как это сделать
— Какие существуют основные источники получения информации о потенциальном партнере
— Какие контрагенты могут входить в группу повышенного риска
— Какие индикаторы могут говорить о возможных долговых проблемах у контрагента
— Какие существуют меры, способствующие исполнению сторонами своих обязательств
— Какие меры способствуют профилактике неплатежей со стороны бизнес-партнеров 
— Какие мероприятия способствуют эффективному взысканию уже просроченных долгов

Если в процессе хозяйственной деятельности компания взаимодействует с большим количеством контрагентов-дебиторов, то важным фактором эффективной работы такой компании является грамотное управление дебиторской задолженностью (ДЗ). Это позволит свести к минимуму просрочку платежей со стороны контрагентов и риск возникновения кассовых разрывов, обеспечить платежеспособность и финансовую устойчивость компании, а также застраховать компанию от возможных претензий со стороны налоговых органов в части должной осмотрительности.

Грамотно составленный единый регламент – один из основных инструментов управления ДЗ, который сформирует всю дальнейшую политику в этом направлении.

Сам регламент является лишь частью системы управления ДЗ.
Концептуально всю систему можно разделить на 4 этапа:

1. Стратегический, 
2. Перед заключением сделки, 
3. Во время заключения сделки, 
4. После заключения сделки.

Суть каждого этапа разберем отдельно:

1) Первый этап — стратегический

На этом этапе стоит провести тщательную подготовительную работу и определиться в целом со стратегией управления ДЗ в компании: определить конкретных ответственных лиц, их функции и полномочия, снабдить их понятными и эффективными регламентами, подготовить типовые проекты договоров, сформировать имидж пунктуального и требовательного кредитора и донести этот имидж до потенциальных партнеров.

Важным действием на данном этапе, как упоминалось выше, является создание эффективного регламента. Он должен стать фундаментом для всей системы управления ДЗ в компании.  В нем следует четко и понятно прописать необходимые мероприятия, конкретные сроки их проведения, ответственных лиц, их функции, полномочия и KPI, чек-листы по проверкам и многое другое. Этот регламент должен быть не формальным документом, а дорожной картой и настольной книгой для всех специалистов, отвечающих за данное направление. Его следует написать простым языком, чтобы не возникало двусмысленностей, и четко структурировать, чтобы легко в нем ориентироваться.

Что следует закрепить в регламенте:

— Концептуальная блок-схема мероприятий по управлению ДЗ;
— Конкретные виды мероприятий, сроки их проведения и способ фиксации их результатов;
— Конкретные ответственные лица, их функции и полномочия;
— Понятная мотивация для сотрудников (KPI);
— Чек-листы (например, по проверке контрагентов);
— Метод оценки и градации потенциальных контрагентов;
— Условия работы с контрагентами исходя из их градации;
— Блок-схема мероприятий по взысканию просроченной задолженности и др.

Следующим важным моментом на данном этапе является подготовка типовых проектов договоров. На этом этапе к работе следует подключить внутренних юристов-договорников либо привлеченных специалистов. Следует составить несколько возможных проектов, исходя из градации контрагентов. В проектах должны быть закреплены конкретные меры, направленные как на мотивацию исполнения сторонами своих обязательств, так и на защиту интересов компании в случае неисполнения обязательств со стороны контрагента.

Следующий пункт этапа подготовки - формирование имиджа требовательного кредитора. Суть этого пункта заключается в том, чтобы донести до потенциальных и текущих партнеров, что у вас в компании серьезно относятся к платежной дисциплине и эта сфера четко отрегулирована. Контрагенты должны понимать, что каждое действие находится у вас под контролем, и любое отклонение повлечет за собой реакцию.

Некоторые способы формирования имиджа:

— информирование партнеров о наличии Регламента;
— публикация выдержки из Регламента на сайте;
— публикация на сайте реестра недобросовестных контрагентов;
— ознакомление контрагентов с выдержками из Регламента до заключения сделки;
— включение выдержек из Регламента в приложения к договору.

2) ВТОРОЙ ЭТАП – ПЕРЕД ЗАКЛЮЧЕНИЕМ СДЕЛКИ

Согласно результатам исследования «Осторожность и осмотрительность российского бизнеса: тенденции и факты», проведенного компанией IPT Group в июне 2017 года, 85% российских компаний уделяют внимание проверке контрагентов, однако более трети из них находятся в зоне риска из-за недостаточно регламентированных процессов. Чтобы не попасть в зону риска, стоит регламентировать процессы по сбору и анализу информации о потенциальных и текущих контрагентах.

Перед заключением конкретной сделки стоит провести следующие мероприятия:

• Сбор и анализ информации о потенциальном партнере на предмет его добросовестности и договороспособности;
• Определение рейтинга потенциального партнера и возможных условий работы с ним. 

Основные источники информации о потенциальном партнере:

• Сам партнер (просто запросите у него необходимую информацию);

• Сеть Интернет (Яндекс, Google, отраслевые порталы, электронные СМИ, сайты отзывов и др.);

• Обзвон иных контрагентов потенциального партнера (найти можно в СМИ, Картотеке арбитражных дел);

• Метод "Тайный покупатель" (совершить звонок в компанию с мнимой целью приобретения товара или услуги и собрать необходимую информацию о его работе);

• Специализированные сервисы проверки контрагентов (Контур Фокус, СПАРК-Интерфакс, Глобас, БИР Аналитик, СБИС, Seldon Basis и др.);

Если нет доступа к специализированным сервисам, которые аккумулируют данные из множества источников, то следует самостоятельно проверить следующие источники:

• Сайт ФНС (nalog.ru — данные ЕГРЮЛ и ЕГРИП, количество сотрудников, налоговые режимы, уплаченные налоги, "массовые" адреса, "массовые" руководители и учредители, факт отсутствия связи с ФНС, налоговая задолженность, дисквалифицированные лица, непредставление отчетности);

• Сайт Казначейства (roskazna.ru — госконтракты);

• Сайт Росстата (gks.ru — бухгалтерская отчетность);

• Сайт электронного правосудия (kad.arbitr.ru — арбитражные дела);

• Сайт ЕФРСБ (bankrot.fedresurs.ru — банротство);

• Сайт ФССП (fssprus.ru — исполнительные производства);

• Сайт Интерфакс-ЦРКИ (e-disclosure.ru — эмитенты);

• Сайт ФНП (notariat.ru — залоги);

• Сайт Федресурс (fedresurs.ru — договоры лизинга);

• Сайт Headhunter.ru (вакансии);

• Сайт Роспатента (rupto.ru — товарные знаки);

• Сайт Росаккредитации (fsa.gov.ru — сертификаты и декларации);

• Сайт ФАС (fas.gov.ru —недобросовестные поставщики);

• Сайт МВД (мвд.рф — проверка действительности паспортов);

• Сайт ТПП (tpprf.ru — членство);

• Сайт Генпрокуратуры (genproc.gov.ru — плановые проверки);

• Реестр МСП (rmsp.nalog.ru — оценка среднесписочной численности и доходов по категории предприятия).

Собрав информацию из доступных источников, следует ее проанализировать по тем параметрам, которые вы установите в вашем регламенте исходя из вашей отрасли, рынка, бизнес-модели.

• Имеются ли документы, подтверждающие правоспособность юридического лица и его руководителя (ЕГРЮЛ, устав, свидетельство о госрегистрации, приказ о назначении руководителя, его паспорт и др.);
• Ведет ли контрагент реально хозяйственную деятельность и как он ее ведет (количество сотрудников, уплаченные налоги, адреса, негативные маркеры от ФНС ("массовость"), наличие отчетности, долги, лицензии, однородность ОКВЭД и др.);
• Каково его финансовое состояние (бухгалтерская отчетность, налоги, долги, госконтракты, признаки банкротства, динамика финансовых показателей, собственный капитал, объем и состав чистых активов и др.);
• Какова его долговая нагрузка (картотека арбитражных дел, база ФССП и др.);Кто является руководителем компании, реальное ли это лицо, "массовый" ли это руководитель, он ли принимает решения в компании, имеется ли с ним прямая связь (личный контакт, телефон, адрес офиса);
• Имеются ли у компании необходимые ресурсы для исполнения обязательств по договору (офис, склад,техника, специалисты, лицензии и др.);
• Имеются ли иные риски (исходя из конкретной отрасли, рынка, бизнес-модели и др.).

• Компания зарегистрирована менее 6 месяцев назад;
• Предлагает схемы минимизации налогообложения;
• Агрессивная политика на рынке;
• Большая долговая нагрузка;
• Наличие "офшорной" составляющей;
• Отзывы лицензий, исключение из объединений;
  
• Недавняя смена руководителя/учредителей;
• У руководителя/учредителей много ликвидированных компаний;
• Высокая текучесть кадров, постоянные вакансии;
• Частая реорганизация;
• Недействительный адрес;
• Фиктивный руководитель;
• Отсутствие фактов, подтверждающих ведение деятельности (офис, склад, реклама, отзывы, сайт и др.);
• Участие руководителя или учредителей в составе фирмы, занимающейся аналогичной деятельностью, зарегистрированной недавно;
• Отсутствие у фирмы возможности выполнить условия сделки;
• Регулярные негативные отзывы, появление негативных сведений в арбитражной практике;
• Отсутствие уплаченных налогов;
• Отсутствие упоминания компании в открытых источниках.

*Вышеперечисленные факторы учитываются в совокупности, а не отдельно.

• Включение в реестр должников - ФССП, ТПП, Деловая Россия;
• Включение в РНП;
• Резкое увеличение количества судебных дел в качестве ответчика;
• Смена руководителя и учредителей;
• Реорганизация и смена адреса;
• Частая смена телефонов;
• Резкое сокращение оборота;
• Возникновение проблем у партнеров контрагента;
• Потеря ключевых сотрудников;
• Просьбы об отсрочке/рассрочке.

Определение рейтинга партнера и возможных условий работы по нему
На этапе создания регламента мы уже определили метод оценки и градации потенциальных партнеров и перечень возможных условий работы по ним. На данном же этапе мы просто подставляем собранные о партнере данные в заранее подготовленную автоматизированную таблицу и получаем рейтинг нашего партнера и тип договора, который нужно использовать. 

Один из простых вариантов таблицы для градации партнеров может выглядеть следующим образом:

3) ТРЕТИЙ ЭТАП – ВО ВРЕМЯ ЗАКЛЮЧЕНИЯ СДЕЛКИ

На третьем этапе следует, в процессе переговоров с потенциальным партнером, закрепить конкретные условия работы исходя из градации контрагента. Как говорилось выше, эти условия должны способствовать надлежащему исполнению сторонами обязательств по договору (по принципу: сделать добросовестно выгоднее, чем не сделать). Это могут быть мотивационные меры, обеспечительные меры и меры ответственности. На этом этапе мы пользуемся уже готовыми типовыми формулировками и договорами, которые мы разработали на стратегическом этапе.

Задачи мер, направленных на надлежащее исполнение сторонами своих обязательств:

→ Мотивация — создать для сторон условия поощрения исполнения обязательств;
→ Обеспечение — создать для сторон страховку от возможных последствий неисполнения обязательств контрагентом;
→ Ответственность — создать для сторон негативные последствия неисполнения обязательств.

• Бонусы при строгом соблюдении всех условий договора (сроки, количество, качество);
• Продолжение сотрудничества, увеличение объемов обмена товарами/услугами;
• Предоставление рекомендательного письма по итогам работы, письменного отзыва, видео-отзыва и др.;

• Неустойка;
• Залог;
• Поручительство 3-й стороны, руководителя, собственника, конечного бенефициара;
• Задаток;

• Различные штрафные санкции;
• Реестр недобросовестных контрагентов;
• Освещение неблагонадежности партнера в СМИ и Интернете.

4) ЧЕТВЕРТЫЙ ЭТАП – ПОСЛЕ ЗАКЛЮЧЕНИЯ СДЕЛКИ

На этом этапе важно дальше поддерживать имидж требовательного и пунктуального кредитора (в т.ч. для профилактики неплатежей) и продолжать мониторинг состояния партнеров.

1. Постоянный контроль своевременного выставления счетов и исполнения платежей:
   
1. Составление и ведение реестра дебиторской задолженности;
2. Постоянное взаимодействие с представителями контрагента;
3. "Теребительная" работа при просрочке:
1. Подчеркнуть важность своевременной оплаты (политика компании) и указать, что дальнейшее сотрудничество зависит от платежной дисциплины, также обратить внимание, что зарплата менеджера зависит от своевременных платежей;
2. Проявить беспокойство о контрагенте - У вас все в порядке? Мы можем оказать содействие? Кому мне напомнить о платеже? К кому обратиться, если возникнут проблемы?
3. Проговорить свои возможные действия - в случае просрочки, согласно регламенту, я буду вынужден…
4. Задать роль — я рад сотрудничать с человеком, который держит слово;
4. Прекращение исполнения договора при достижении определенного предела;
2. Мотивация специалистов:
   
1. Бонусы при отсутствии просрочек (KPI);
2. Штрафы за несоблюдение норм регламента.

Также на четвертом этапе несмотря на профилактические меры, может возникнуть ситуация, когда партнер вовремя не исполнил свои обязательства и образовалась задолженность. В такой ситуации важно последовательно действовать по схеме, которая была проработана и закреплена в Регламенте.

1. Оперативная типология должника (по Регламенту) и определение мероприятий для работы с конкретным должником;
   
2. Стандартная технология истребования задолженности;
   
3. Меры по досудебному урегулированию (70%):
   
1. Переговоры:
1. Профилактические переговоры;
2. При необходимости предложить реструктуризацию;
3. Изучить слабые места;
4. Сначала предложить, потом надавить;
5. Использовать "8 принципов решения конфликта";
2. Предупреждения:
1. Неправомерные действия юридического лица могут повлечь административное и уголовное преследование руководителей;
2. Руководитель и контролирующие лица - субсидиарная ответственность;
3. Предарбитражное уведомление;
4. Об освещении данного частного долгового спора в СМИ и Интернет;
5. О негативном отзыве в сети Интернет;
6. О мероприятиях корпоративного коллекторства;
4. Меры по судебному взысканию (10%):
   
1. Обеспечительные меры;
   
2. При необходимости предложить мировое соглашение;
5. Меры по исполнению решения суда (исполнительное производство) (20%):
   
1. Работа с активными расчетными счетами и их инкассация;
2. Поиск и арест ликвидных активов;
3. Корпоративное коллекторство;
4. Субсидиарная ответственность / Банкротство;
5. Привлечение правоохранительных и налоговых органов;
6. Управление безнадежными долгами:
   
1. Продажа прав требования с дисконтом;
2. Списание в убыток и уменьшение налогооблагаемой базы;
3. Возможность уголовного преследования.

Если дело дошло мероприятий по истребованию задолженности, то стоит помнить, что основными факторами, влияющими на успех, являются:

• → срок — наибольшая вероятность успешно и с минимальными затратами урегулировать долговой спор приходится на первые 30-60 дней с момента просрочки, дальше либо перспективы уменьшаются, либо затраты возрастают;
• → настойчивость кредитора — если должникам не напоминать и не "теребить", они, как правило, сами не платят.

При проведении мероприятий по взысканию уже просроченной задолженности следует основное внимание уделить внесудебному урегулированию спора, поскольку для бизнеса "мир всегда выгоднее и дешевле войны". И существует большая вероятность, что стороны при таком подходе смогут найти взаимовыгодное решение и выйти из долговой ситуации, если только контрагент не действовал со злым умыслом.  И только в  крайних случаях, когда контрагент действует со злым умыслом либо принципиально не исполняет свои обязательства, стоит прибегать к судебным разбирательствам и принудительному взысканию задолженности.

Автор статьи:
Руслан Кубатаев
Старший партнер ЮК ЛЕОНАКС
r.kubataev@leonax.ru

PDF-версия статьи